Kontrole
kontrolujący | Inspektorat Kontroli ZUS O/Kielce |
Czas przeprowadzonej kontroli | 03.01.2013r. – 11.01.2013r. |
Zakres kontroli | Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. Ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych. |
Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania | Protokół sporządzony i przekazany do Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim w dniu 11.01.2013r. |
5. Wnioski, zalecenia | Brak |
6. Podjęte działania | Brak |
kontrolujący | Delegatura NIK Kielce |
Czas przeprowadzonej kontroli | 08.04.2013r. – 16.05.2013r. |
Zakres kontroli | Funkcjonowanie miejskiego monitoringu wizyjnego i jego wpływ na bezpieczeństwo publiczne – lata 2010 – 2013(do dnia zakończenia czynności kontrolnych w jednostce). |
Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania | Wystąpienie pokontrolne LKI-4101-03-05/2013 z dnia 28.06.2013r. przekazany do Straży Miejskiej w dniu 05.07.2013r. |
5. Wnioski, zalecenia | Przedstawiając, zawarte w wystąpieniu oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994r. o Najwyższej Izbie Kontroli5, wnioskuje o przestrzeganie procedur w zakresie udostępniania Policji nagrań uzyskanych w wyniku monitoringu wizyjnego. |
6. Podjęte działania | W przypadku udostępniania Policji nagrań uzyskanych w wyniku monitoringu wizyjnego Straż Miejska przestrzega procedur, obowiązujących w tym zakresie. |
kontrolujący | Wojewoda Świętokrzyski |
Czas przeprowadzonej kontroli | 29.05.2013r. –17.06.2013r. |
Zakres kontroli | Dokonanie oceny funkcjonowania Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim w zakresie: - oceny realizacji i dokumentowania czynności związanych z ujawnianymi wykroczeniami, - ewidencjonowania podejmowanych działań, - oceny poziomu współpracy z Policją. |
Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania | Protokół kontroli problemowej z realizacji i dokumentowania przez funkcjonariuszy Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim, |
5. Wnioski, zalecenia | Ponieważ nie stwierdzono, aby w czasie wykonywania zadań strażnicy Straży Miejskiej w Ostrowcu Świętokrzyskim naruszyli przepisy prawa w związku z prowadzeniem postępowań w sprawach o wykroczenia, odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. |
6. Podjęte działania | Brak |
kontrolujący | Zespół Audytu Wewnętrznego Urząd Miasta w Ostrowcu Świętokrzyskim |
Czas przeprowadzonej kontroli | 04.11.2013r. –20.11.2013r. |
Zakres kontroli | Analiza funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w badanych obszarach – obszary ryzyka wytypowane w planie audytu na 2013 rok pogrupowane według standardów kontroli zarządczej (przy uwzględnieniu obszarów, które dotyczą bezpośrednio działalności jednostki): - środowisko wewnętrzne, - cele i zarządzanie ryzykiem, - mechanizmy kontroli, - informacja i komunikacja, - monitoring i ocena. |
Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania | Protokół z narady zamykającej z dnia 02.12.2013r.: omówienie wniosków, proponowane zalecenia i rekomendacje. |
5. Wnioski, zalecenia | - przeanalizować zarządzenie w sprawie „Systemu kontroli zarządczej” pod kątem aktualności i obowiązujących wewnętrznych procedur i instrukcji, - wprowadzić mechanizm kontrolny mający na celu wzmocnienie kontroli wewnętrznych w zakresie przestrzegania przez pracowników zapisów zawartych w poszczególnych dokumentach wewnętrznych, - przy podpisywaniu list obecności wprowadzić taki system, by każdorazowo można było ustalić obecność pracownika w danym dniu, - dostosować szczegółowe zapisy zawarte w Zakładowym Planie Kont SM w zakresie opisu - stawkę zwrotów kosztów używania w podróżach służbowych samochodów osobowych stanowiących własność pracowników stosować w wysokości zgodnej ze stawkami zalecanymi dla jednostek zawartymi w Okólniku Nr 1 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 25.01.2007r. zmienionym Okólnikiem Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego Nr 7/2007 z dnia 10.10.2007r. w zakresie wysokości stawek oraz sposobu ich rozliczania za przejechane kilometry podróży służbowej, - dokumenty księgowe ujmować na poszczególnych paragrafach zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02.03.2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz wytycznymi zawartymi w pismach Ministerstwa Finansów, - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego ujęcia operacji w księgach rachunkowych sporządzać stosowne korekty, - wprowadzić mechanizm kontrolny mający na celu przestrzeganie oznaczeń poszczególnych rodzajów dokumentów w księgach rachunkowych, - na umowach (pisemnych zleceniach) zawieranych przez Straż Miejską, których skutkiem jest zaciąganie zobowiązań uzyskiwać kontrasygnatę głównej księgowej. - przestrzegać przepisów prawa powszechnego oraz „Polityki rachunkowości” obowiązującej w jednostce, - w sposób pisemny określić szczegółowe obowiązki i uprawnienia ABI oraz ASI tak, aby bezpośredni przełożony miał możliwość bieżącego nadzorowania - przeanalizować, uzupełnić i wdrożyć unormowania wewnętrzne z zakresu przetwarzania i ochrony danych osobowych, uwzględniając m. in.: - zasady okresowej zmiany haseł, - sposób nadawania oraz dezaktywowania loginów do pracuy w systemach informatycznych, - procedury zarządzania ryzykiem w obszarze przetwarzania i ochrony danych osobowych, - procedury regulujące sposób, częstotliwość oraz miejsce przechowywania kopii zapasowych, - procedury awaryjnego uruchamiania systemu informatycznego oraz użycia uprzywilejowanych haseł Administratora Systemu Informatycznego w przypadku zaistnienia sytuacji nadzwyczajnych i awaryjnych np. awaryjnego cofnięcia uprawnień uprzywilejowanemu użytkownikowi aplikacji lub całego systemu, - procedury postępowania w sytuacji naruszania ochrony danych osobowych. - podjąć działania w celu ustalenia z Urzędem Miasta w Ostrowcu Św. zasad korzystania z programów: Ratusz i Esom, - zweryfikować upoważnienia w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz przydzielonych loginów i haseł pod kątem ich aktualności oraz rzeczywistych potrzeb jednostki. Jednocześnie wprowadzić mechanizm zapewniający stałą ich aktualizację oraz dostosowywanie do zadań faktycznie wykonywanych przez pracowników SM, - opracować i wdrożyć procedury dotyczące przechowywania i archiwizacji dokumentów papierowych zawierających dane osobowe, - zweryfikować zakres danych przetwarzanych zarówno komputerowo jak również w kartotekach prowadzonych systemem papierowym ze zbiorami zarejestrowanymi w GIODO. W przypadku stwierdzenia gromadzenia danych w innych zbiorach dokonać ich rejestracji, - dokumenty do „Składnicy Akt” przekazywać zgodnie z wewnętrzną instrukcją, - wprowadzić mechanizm kontrolny mający na celu egzekwowanie obowiązków nałożonych ustawą oraz wewnętrzną instrukcją na poszczególne osoby zaangażowane w przeprowadzoną inwentaryzację. Należy skutecznie przeszkolić pracowników i wyjaśnić oraz wskazać rolę i odpowiedzialność zarówno Komendanta jednostki, głównego księgowego, przewodniczącego i członków komisji inwentaryzacyjnej jak i członków zespołów spisowych, - wprowadzić mechanizm kontrolny usprawniający i zapewniający skuteczny nadzór nad pracownikami wykonującymi pracę poza siedzibą Straży Miejskiej, - |
6. Podjęte działania | - przeanalizować zarządzenie w sprawie „Systemu kontroli zarządczej” pod kątem aktualności i obowiązujących wewnętrznych procedur i instrukcji, - wprowadzono zasady systematycznego sprawdzania znajomości i przestrzegania przez pracowników wewnętrznych uregulowań w trakcie odpraw i kontroli prowadzonych przez komendanta i kierowników referatów, - lista obecności pracownika zatrudnionego na ¼ etatu, wykonującego obowiązki na dyżurce - UM i na monitoringu – KPP znajduje się w pomieszczeniu dyżurnego SM, tj. dyżurka w UM, - zostaną dostosowane szczegółowe zapisy zawarte w Zakładowym planie kont kosztów zgodnie z obowiązującą podziałką budżetową określoną w rozporządzeniu M.F. z dnia 02.03.2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, - stawkę zwrotów kosztów używania w podróżach służbowych samochodów osobowych stanowiących własność pracowników określi nowe zarządzenia komendanta zgodnej ze stawkami zalecanymi dla jednostek zawartymi w Okólniku Nr 1 Prezydenta Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego z dnia 25.01.2007r. zmienionym Okólnikiem Prezydenta Miasta Ostrowca Św. Nr 7/2007 z dnia 10.10.2007r. w zakresie wysokości stawek oraz sposobu ich rozliczania za przejechane kilometry podróży służbowej, - dokumenty księgowe ujmowane są na poszczególnych paragrafach zgodnie z rozporządzeniem M.F. z dnia 02.03.2010r. Jedynie opłaty za dostęp do internetu będą ujmowane na § 435 od 01.01.2014r. - w przypadku stwierdzenia nieprawidłowego ujęcia operacji W przypadku nadpłaty w kwocie 100,00 za używanie częstotliwości radiowych dokonano stosownej korekty. Jednocześnie, po uzgodnieniu z Urzędem Komunikacji Elektronicznej w Warszawie, wystąpiono z pismem o zwrot nadpłaconej opłaty, - zostanie wprowadzony mechanizm kontrolny mający na celu przestrzeganie oznaczeń poszczególnych rodzajów dokumentów w księgach rachunkowych. Raz w tygodniu będą sporządzane wydruki operacji finansowych, a następnie sprawdzane, ze szczególnym zwróceniem uwagi na prawidłowość orzeczeń symboli dokumentów, - wszelkie umowy zawierane przez Komendanta SM będą parafowane również przez gł. księgową., - zostanie zaktualizowana „Polityka rachunkowości” obowiązująca - przystąpiono do opracowania szczegółowych zakresów obowiązków dla pracowników, którym powierzono uprawnienia ABI i ASI, - rozpoczęto prace nad uaktualnieniem ,,Polityki Bezpieczeństwa Informacji’’, - przygotowano pisemne wystąpienia do Urzędu Miasta, celem uzgodnienia zasad korzystania z programów: Ratusz i Esom, - zobowiązano Administratora Bezpieczeństwa Informacji do weryfikowania wydanych upoważnień oraz przydzielonych loginów i haseł pod kątem ich aktualności oraz rzeczywistych potrzeb jednostki oraz systematycznego, w tym zakresie, analizowania zachodzących zmian osób na stanowiskach. - rozpoczęto prace nad uaktualnieniem ,,Polityki Bezpieczeństwa Informacji’’ - przeanalizowano zakres danych przetwarzanych zarówno komputerowo jak również w kartotekach prowadzonych systemem papierowym ze zbiorami zarejestrowanymi w GIODO. Na chwilę obecną nie zachodzi potrzeba rejestracji kolejnych zbiorów, - zobowiązano osoby odpowiedzialne do przekazywania i przyjmowania dokumentów do „Składnicy Akt”, zgodnie z wewnętrzną instrukcją, - poszczególne osoby zaangażowane w przeprowadzoną inwentaryzację będą szkolone z zakresu obowiązków nałożonych ustawą oraz wewnętrzną instrukcją, - uaktualnienie procedur kontroli wewnętrznej w zakresie zapewniającym skuteczny nadzór nad pracownikami wykonującymi pracę poza siedzibą Straży Miejskiej. Zmiana zasad prowadzenia dokumentacji służbowej umożliwiająca sprawdzenie wykonywania powierzonych obowiązków służbowych. |
kontrolujący | Wojewoda Świętokrzyski |
Czas przeprowadzonej kontroli | 27.02.2014r. –28.02.2014r. |
Zakres kontroli | Realizacja, dokumentowanie czynności związanych z ujawnianymi wykroczeniami oraz stosowanie uprawnień przez funkcjonariuszy, ewidencjonowanie podejmowanych działań. |
Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania | Wystąpienie pokontrolne nr BiZK-IV.68.8.2014 z dnia 06.03.2014r. |
5. Wnioski, zalecenia | W związku z tym, że nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w kontrolowanym zakresie odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. |
6. Podjęte działania | Brak |
kontrolujący | Wojewoda Świętokrzyski |
Czas przeprowadzonej kontroli | 03.04.2014r. –08.04.2014r. |
Zakres kontroli | Kontrola problemowa monitoringu miejskiego. |
Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania | Wystąpienie pokontrolne nr BiZK-IV.68.13.2014 z dnia 15.04.2014r. |
5. Wnioski, zalecenia | W związku z tym, że nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień w kontrolowanym zakresie odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. |
6. Podjęte działania | Brak |
kontrolujący | Urząd Komunikacji Elektronicznej Delegatura w Kielcach |
Czas przeprowadzonej kontroli | 02.06.2014r. |
Zakres kontroli | Przestrzeganie przepisów, decyzji, postanowień z zakresu telekomunikacji, gospodarki częstotliwościami oraz spełnienia wymagań dotyczących kompatybilności elektromagnetycznej. |
Protokół, orzeczenie, sprawozdanie, data przekazania | Protokół kontroli bezpośredniej nr OKI-WKR-5211-19/14(4) z dnia 02.06.2014r. |
5. Wnioski, zalecenia | Bez uwag. |
6. Podjęte działania | Brak |
